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Instructivo para la recepción de documentos tributarios electrónicos

En busca de la mejora y automatización de nuestros procesos de recepción, contabilización y pago de facturas, comunicamos a nuestros proveedores que toda factura deberá hacer referencia al número de Orden de Compra respectiva.

El proceso de recepción contará con un filtro automático que exigirá que los documentos tributarios electrónicos cuenten con toda la información necesaria para evitar ser rechazados.

Adicionalmente, los documentos electrónicos que sean recepcionados en un plazo superior a 60 días, desde la fecha de su emisión, serán rechazados en forma automática por nuestros sistemas. Este rechazo implica la correspondiente anulación del documento y la posterior emisión de uno nuevo por parte del proveedor.

La definición del Servicio de Impuestos Internos para el formato de documentos electrónicos puede ser consultada en el siguiente link:

http://www.sii.cl/factura_electronica/formato_dte.pdf

Facturas electrónica con Orden de Compra

La factura electrónica deberá contar con el formato estándar definido por el SII. La Orden de Compra que debe asociar a la factura, deberá incluirse en la sección Referencias. Si usted está utilizando el portal de SII para emitir sus facturas, deberá hacer clic en la casilla de verificación que se encuentra bajo las líneas del detalle de la factura.

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Al hacer clic, dejando habilitada la opción Si, se desplegaran los campos en los que podrá describir el documento (Orden de Compra) a asociar.

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A continuación se describe cada uno de los campos desplegados y que describen los documentos a referenciar:

  • Tipo de documento”: En este caso es “Orden de Compra”.
  • El campo llamado “” es opcional. Corresponde al Indicador de referencia global, que se debe utilizar sólo en caso de que el documento que se está emitiendo haga referencia a varios documentos del mismo tipo que no se detallan.
  • El número de la Orden de Compra lo debe ingresar en el campo “Folio Ref.”, respetando la numeración y formato establecido por Empresas Ariztía.
  • El campo “Fecha Ref.” es obligatorio y corresponde a la fecha de emisión del documento de referencia.
  • Razón Referencia” corresponde a un campo opcional, explicita razón o motivo de la referencia. Aquí podrá indicar el nombre del contacto.

No asocie dos o más Órdenes de Compra a una misma factura.

Utilice siempre los campos disponibles según la definición del Servicio de Impuestos Internos, evitando colocar información relevante en campos personalizados de su empresa. Esto último provocará que nuestros sistemas rechacen el documento.

Si usted utiliza un software de facturación propio o de mercado, el archivo xlm resultante (factura electrónica) deberá contener la siguiente estructura en la sección Referencias:

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Asegúrese que su sistema de facturación electrónica, si corresponde, entregue correctamente el documento en la casilla de correo electrónico registrada en la página web del Servicio de Impuestos Internos.

En nuestra orden de compra tendrá disponible la casilla de correo electrónico Ariztía a la que debe remitir su factura.

Recuerde que puede efectuar sus consultas en nuestro portal de proveedores disponible en www.ariztia.com, sección Proveedores.